Les œuvres, après enregistrement de l'acte de candidature, sont étudiées par des Comités de PréSélection qui vérifient leur conformité avec les objectifs du Prix ROBERVAL, réalisent une étude descriptive sur le fond et sur la forme, et répondent aux questions prévues par le jury pour chaque catégorie. Chacun des cinq Comités de PréSélection (un par catégorie) travaille sur instructions du Jury et remet un rapport écrit sur chaque œuvre candidate.
Le dispositif d'évaluation du Prix ROBERVAL est organisé en 3 étapes qui impliquent de nombreux évaluateurs regroupés en 3 catégories : les membres des Comités de PréSélection, les membres du Jury et les Experts.
- Des candidatures à la PréSélection
Chaque œuvre candidate est considérée.
Elle est d'abord examinée au sein du Comité de PréSélection (CPS) de la catégorie dans laquelle la candidature a été déposée. Deux rapporteurs sont désignés : chacun d'entre eux doit réaliser un rapport écrit sur le bureau virtuel qui est mis à sa disposition par le Prix ROBERVAL.
Un CPS peut choisir d'écarter, sans lecture approfondie et sans rapport instruit, une œuvre visiblement hors sujet (littérature, sciences humaines sans aucun rapport avec la science ou la technologie). Il peut également, après rapport, proposer au Jury de changer une œuvre de catégorie : la décision finale reviendra au Jury et s'appliquera à partir du moment où l'œuvre entrera dans la Sélection.
Chaque CPS élabore, à partir des rapports présentés en réunion, des propositions pour le Jury. Il peut émettre 4 types d'avis :
- Non
- À l'attention du lecteur
- À l'attention du Jury
- PréSélection
Le Jury, lors de sa réunion de juin, statuera en examinant les œuvres classées dans les deux derniers niveaux énoncés ci-dessus.
Il désigne la Sélection ROBERVAL de l'année.
- De la Sélection aux Finalistes
Chaque membre du Jury étudie chacune des œuvres de la Sélection de niveau grand public (Prix ROBERVAL Grand Public, Prix ROBERVAL Télévision, Prix ROBERVAL Journalisme Scientifique et Technique) et rend un rapport écrit sur chacune d'elle sur le bureau virtuel qui est mis à sa disposition par le Prix ROBERVAL.
Pour les œuvres de niveau spécialisé, le Jury désigne en son sein des rapporteurs ; le panel de lecture est complété par des Experts recrutés en fonction des sujets, avec l'objectif de partager les avis entre universitaires et industriels. Un Expert est un spécialiste du domaine, il ne peut recevoir plus de 3 œuvres à étudier. Les Experts disposent également d'un bureau virtuel pour leurs travaux.
À partir de la synthèse de l'ensemble de ces travaux, le Jury désigne, en septembre, les Finalistes ROBERVAL de l'année.
- Des Finalistes aux Lauréats
Les membres du Jury ont ensuite deux mois de réflexion et de relecture pour préparer le débat final. En ce qui concerne les œuvres de niveau spécialisé, ils reçoivent alors les œuvres sur lesquelles ils n'ont pas travaillé lors de l'étape précédente, ainsi que les rapports des Experts correspondants, ce qui leur permet d'éclairer leur jugement pour le dernier débat, qui a lieu quelques heures seulement avant la proclamation des résultats durant le gala de la technologie et de la
francophonie.
Engagement des membres des Comités de PréSélection, des membres du Jury et des Experts.
Toutes ces personnes, membres de l'une des instances d'évaluation du Prix ROBERVAL, s'engagent à :
Ø Apporter toute leur compétence à la réalisation de ce travail, notamment lors de la rédaction des analyses et lors des débats.
Ø Participer aux réunions (pour les membres rapporteurs des CPS et pour les membres du Jury).
Ø Se retirer de cette instance pour l'année dans le cas où l'une de leurs œuvres serait candidate, quelle que soit la catégorie concernée.
Ø Signaler tout risque de conflit d'intérêt dans le cadre de leurs travaux d'évaluation.
Ø Garder la confidentialité sur le déroulement des travaux et des débats.
Respecter une conduite déontologique pour ce qui concerne l'utilisation des œuvres qui leur sont confiées : en particulier, pas de duplication, ni de diffusion dans des organismes publics ou privés de ces documents.
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